Januar 2009 – Juli 2009:
Optimierung der Finanzprozesse mit Lean Six Sigma

Verbesserung der Qualität, Reduktion der Risiken und Kosten der in einem Shared Service Center ausgelagerten Finanzprozesse in einem europaweiten Car-Rental-Service Unternehmen.
Mit Pragmatica Kompetenz zu Finanzprozessen sowie durch Einführung und Anwendung einer bewährten Methode wie Lean Six Sigma konnte nachhaltig die Prozesseffizienz und –effektivität gesteigert werden und das Debitoren Risiko massgeblich reduziert werden.
Beschreibung:

Projektumfeld
Ein renommiertes Car-Rental-Unternehmen unterstützt u.a. zahlreiche Finanzprozesse aus einem zentralen Shared Service Center (SSC) in Ungarn. Zahlreiche Prozesse, von der Rechnungsstellung über die Fakturierung und das Mahnwesen, waren dabei fehlerhaft und ineffizient. Schwachstellen wurden mit Hilfe einer detaillierten Analyse, als Teil eines umfangreichen strategischen Projektes, identifiziert und im Zuge eines umfassenden Improvement Programs adressiert.

Herausforderung

• Fehlende Erfahrung und Kompetenz Prozessverbesserung zu managen und durchzuführen.
• Kein einheitliches Verständnis wie ein Shared Service -Modell erfolgreich zu implementieren ist.
• Bereits einen grossen Backlogg an seit längerem pendenten Geschäftsvorfällen, teils bedingt durch mangelnde Prozess-Qualität bzw. nicht effektive Prozesse –Steuerung.

Warum PRAGMATICA
Im Pragmatica Competence Center Business Process Excellence verfügen wir über einen Pool an ausgewiesenen Prozess Improvement Experten. Diese beherrschen einerseits eine breite Palette von Best Practice Ansätzen zur Optimierung der Business und IT Prozesse und verfügen andererseits über sehr viel Erfahrung wie ein Veränderungsprozess erfolgreich geführt werden kann. Zudem verfügt Pragmatica über ein tiefes fachliches, inhaltliches Verständnis und Erfahrungen zu bewährten Best Practices (z.B. : in Banking, Insurance, Finance, Software Development Life Cylce sowie Service Delivery und Service Support). Um die Nachhaltigkeit für unsere Kunden zu sichern und die kundeneigenen Fähigkeiten zu entwickeln den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu treiben, verfügen wir über ein kompaktes Angebot an Methoden-Trainings (z.B.: Lean Six Sigma, IT Prozess Verbesserung, etc.) und Coaching.

Ergebnisse
Pragmaticas Ansatz für die kontinuierliche Prozessverbesserung, welche auf Lean Six Sigma basiert wurde für das Kundenunternehmen speziell adaptiert und mit einem parallel durch Pragmatica eingeführten Projektmanagementvorgehen harmonisiert. Über 50 Special Matter Experten und ein dediziertes Process Improvement Team wurde in dieser Process Improvement Methodik geschult. In einzelnen Pilotprojekten wurden dann diese Praktiken zur Verbesserung einzelner Finanzprozesse angewendet, wobei die internen Process Improvement Experten ein intensives Coaching seitens Pragmatica erfahren haben. Schon durch die Pilotprojekte konnten umfassende Verbesserungen in den Finanzprozessen erreicht, substanzielle Risiken für das Unternehmen reduziert und die Kundenzufriedenheit jener Landesorganisationen, die durch das Shared Service Center bedient werden, in beeindruckender Weise erhöht werden.

Benefits
Das Projektergebnis sorgte für Zustimmung aller involvierten Mitarbeiter, insbesondere da direkte Verbesserungen in ihrer Arbeit ersichtlich waren. Anstelle aufwendiger Methoden wurden unternehmensspezifische vereinfachte Tools und Templates eingeführt, die mit stetiger Unterstützung und Coaching leicht eingesetzt werden können. Die hohe Motivation der Mitarbeiter zeigt sich nun darin, dass sie überzeugt sind, selbst die Treiber für Optimierungen in der Zukunft zu sein .