März – Mai 2009 
Prozessdokumentation und IKS [Schweizer Bank]

Optimierung der Prozessdokumentation und des Internen Kontrollsystems für den Bereich Operations einer Schweizer Bank
Die standardisierte Dokumentation von Prozessen, Kontrollen und Risiken ist Basis für eine nachhaltige Prozessoptimierung, Risikominderung, Qualitätssteigerung und Transparenz.
Beschreibung:

Projektumfeld
Die bestehende Dokumentation der Operations-Prozesse u.a. in Bezug auf die bestehenden internen Kontrollen im Einlagen- und Kartengeschäftsbereich, stellte sich als uneinheitlich, teilweise unvollständig und fehlerhaft dar. Dies erschwerte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, den Wissenstransfer zur Erledigung des Tagesgeschäfts sowie die Transparenz über Verantwortlichkeiten, Risiken und Kontrollen. Damit war schlussendlich auch die Effektivität und Effizienz des Internen Kontrollsystems (IKS) deutlich beeinträchtigt.

Herausforderung
In Zusammenarbeit mit den Prozess-Verantwortlichen der Bank in der Schweiz und mit dem Gesamt-Prozessverantwortlichen der Bank in Europa wurde eine standardisierte Vorgehensweise bei der Prozessdokumentation erarbeitet sowie die Operations-Prozesse gemäss aktuellem Stand dokumentiert. Die Mängel in der Beschreibung der Risiken, der Kontroll-Ziele und der Kontrollen wurden dabei aufgeführt und mit den Verantwortlichen diskutiert. Die Bank wird auf dieser Basis das Kontrollsystem nachdokumentieren.

Warum PRAGMATICA
Mit strukturierter, methodisch fundierter und analytischer Herangehensweise der Pragmatica konnten die existierenden Schwachstellen in der bestehenden Dokumentation in kurzer Zeit identifiziert und behoben werden. Hierzu konnte Pragmatica Erfahrungswerte und Konzepte aus einer Vielzahl von vergleichbaren, bereits durchgeführten Projekten heranziehen. Darüber hinaus konnte durch die jahrelange Erfahrung im Risiko-Management zeitgleich ein Qualitätsreview und anschliessende Optimierung (Risiken, Kontrollen) des IKS durchgeführt werden.

Ergebnisse
Im Ergebnis sind die Operations-Prozesse der Bank standardisiert, transparent, vollständig und aktuell dokumentiert und für alle Mitarbeiter zugängig. Das IKS ist optimiert, d.h. auf die notwendigen Kontrollen reduziert und wird vom Kunden selbst in ähnlich hoher Qualität wie die Prozesse dokumentiert. Die Standardisierung in der Prozessdokumentation sowie die Aktualität der Prozessbeschreibungen und des IKS ermöglicht eine hohe Effizienz bei den geplanten Neugründungen weiterer Banken in Europa.

Benefits
Durch die gewonnene Transparenz können Prozesse in höherer Qualität und auf einheitliche Weise durchgeführt werden – Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und potentielle Risiken sind umfangreich bekannt. Die Reduktion nicht notwendiger Kontrollen steigert die Prozesseffizienz.
Der Kunde ist in hohem Maße zufrieden mit den Projektergebnissen, so dass die dokumentierten Operationsprozesse als „Role Model“ für den Roll-out der Prozesse in anderen Ländern genutzt werden.